23.03.26-27.03.26
Vom 23. bis 27. März 2026 habe ich im Rahmen von Erasmus+ am Kurs „AI for administrative and non-teaching staff“ in Florenz teilgenommen. Der Kurs richtet sich an Mitarbeitende aus Verwaltung, Organisation und Planung im Bildungsbereich und beschäftigt sich mit der Frage, wie Künstliche Intelligenz sinnvoll und verantwortungsvoll im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann.
Am Montagvormittag nutze ich die Gelegenheit, die Stadt zu Fuß zu erkunden. Besonders beeindruckend sind die Piazza del Duomo mit der gewaltigen Kathedrale Santa Maria del Fiore, die Piazza della Signoria mit ihren Skulpturen und historischen Gebäuden sowie die Piazza della Repubblica, einer der lebendigsten Plätze der Stadt. Am Nachmittag beginnt dann der Kurs.
Tag 1: Erste Schritte in die KI-Welt
Der Kurs findet in einem historischen Palazzo in der Altstadt von Florenz statt, nur wenige Gehminuten vom Dom entfernt. Die Gruppe ist klein und international: Drei Teilnehmende kommen aus Dänemark, zwei aus Belgien, eine aus Griechenland und ich aus Deutschland. Geleitet wird der Kurs von Roberta, die brasilianisch-italienische Wurzeln hat und mit viel Erfahrung, Flexibilität und Humor eine offene Lernatmosphäre schafft. Statt langer Vorstellungsrunden steigen wir direkt in das Thema ein. Zum Kennenlernen nennen wir lediglich unseren Namen und unser italienisches Lieblingsessen. Anschließend tauschen wir uns in Kleingruppen darüber aus, welche KI-Tools wir bereits nutzen und welche Herausforderungen uns dabei begegnen.
Besonders angenehm ist, dass Roberta immer wieder kurze aktivierende Übungen einbaut und die meisten Aufgaben in Gruppenarbeit bearbeiten lässt. Dadurch entsteht schnell eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre.
Nach der Kaffeepause – die wir für einen Cappuccino in der Pasticceria Ricordi gegenüber nutzen – erhalten wir außerdem zahlreiche Tipps zu Florenz, von Restaurants und Gelaterias bis hin zu weniger bekannten Sehenswürdigkeiten.
Inhaltlich beschäftigen wir uns zunächst mit dem sogenannten Prompting. Mithilfe von Lego-Steinen visualisieren wir den Aufbau eines guten Prompts. Eine Tabelle liefert dabei hilfreiche Stichworte für verschiedene Aufgabenstellungen. Anschließend vergleichen wir die Sprachmodelle ChatGPT, Gemini und Copilot anhand identischer, selbst entwickelter Prompts für typische Verwaltungsaufgaben. Danach lassen wir die Systeme ihre eigenen Prompts optimieren und vergleichen erneut die Ergebnisse.
Eine wichtige Erkenntnis des Tages: Nicht das verwendete Tool allein entscheidet über die Qualität der Antworten. Mindestens ebenso wichtig sind die Qualität der Eingabe und die Fähigkeit, Ergebnisse kritisch zu bewerten und weiterzuentwickeln. Für die Arbeit an der Volkshochschule sehe ich hier Potenzial insbesondere bei standardisierten E-Mails, Kursbeschreibungen und anderen wiederkehrenden Textaufgaben.
Als wir den Kursraum am Abend verlassen, ist es bereits dunkel. Der erste Tag macht deutlich, dass die Woche weit mehr werden wird als eine reine Tool-Schulung.
Tag 2: Kontext ist alles
Der Dienstag beginnt um 9 Uhr mit einer kurzen Ankommensrunde. Anschließend erstellen wir auf Basis eines Fotos der Whiteboard-Notizen vom Vortag mit verschiedenen KI-Systemen Mind Maps und vergleichen die Ergebnisse. Dabei zeigt sich erneut, dass identische Aufgabenstellungen keineswegs identische Resultate liefern. Unterschiede entstehen durch Details im Prompt, die Historie des jeweiligen Nutzers und teilweise auch durch zufällige Faktoren.
Mehrere spielerische Übungen verdeutlichen anschließend die Grenzen von KI. Bei einer Variante der „Stillen Post“ erleben wir, wie Informationen auf dem Weg verloren gehen oder verändert werden. In einer weiteren Übung erzählt eine Person von einem emotionalen Thema, während die zuhörende Person keinerlei Reaktion zeigen darf. Die entstehende Unsicherheit macht deutlich, wie wichtig nonverbale Kommunikation für menschliche Interaktion ist. Besonders schön ist die nächste Aufgabe für Zweierteams: Roberta zeigt das berühmte Fresko „Der Zug der Heiligen Drei Könige“ von Benozzo Gozzoli (original im Palazzo Medici Riccardi). Eine Person sieht das Bild und beschreibt es, natürlich ohne den Titel zu nennen, während die andere Person anschließend beurteilt, wie präzise die Beschreibung tatsächlich war. Auch hier wird deutlich, wie schwierig die Vermittlung komplexer Informationen ohne gemeinsamen Kontext sein kann.
Die wichtigste Erkenntnis des Vormittags lautet: KI fehlt vieles von dem, was Menschen als
selbstverständlich voraussetzen – soziale Kompetenzen, kulturelles Hintergrundwissen und die Fähigkeit, Situationen intuitiv einzuordnen.
Nach einem Cappuccino bei Ricordi beschäftigen wir uns mit der Eisenhower-Matrix und
analysieren, welche Aufgaben in unserem Arbeitsalltag besonders viel Zeit beanspruchen. Daraus leiten wir Tätigkeiten ab, die sich für den Einsatz von KI eignen könnten.
Anschließend lernen wir verschiedene Werkzeuge kennen. MagicSchool.ai wird von den meisten Teilnehmenden als wenig relevant für unsere Tätigkeiten eingeschätzt, da die Anwendungen vor allem auf Lehrkräfte ausgerichtet sind.
Deutlich positiver fällt die Bewertung von NotebookLM aus. Das Google-Tool ermöglicht die Analyse und Zusammenfassung selbst ausgewählter Quellen und beschränkt sich bewusst auf diese Informationen. Für viele von uns ist dies das bislang interessanteste Werkzeug des Kurses.
Gerade für die Auswertung umfangreicher Dokumente, Projektunterlagen, itzungsprotokolle oder Förderrichtlinien sehe ich großes Potenzial für die Arbeit an der VHS.
Zum Abschluss testen wir Gamma zur Erstellung von Präsentationen. Die Einschätzungen bleiben gemischt.
Am Nachmittag führt mich ein Spaziergang zunächst durch den Park „Giardino Bardini „und später hinauf zum Piazzale Michelangelo. Von dort bietet sich bei Sonnenuntergang einer der schönsten Blicke über die Dächer von Florenz.
Tag 3: Von der Idee zum Projekt
Der Mittwoch beginnt mit einem Austausch über unsere bisherigen Erlebnisse in Florenz. Danach folgt eine kleine Übung mit Google Lens. Wer findet am schnellsten heraus, wo ein Foto aufgenommen wurde und wer das dargestellte Kunstwerk geschaffen hat?
Anschließend fragt Roberta nach unseren bisherigen Aha-Momenten. Überraschend einig ist sich die Gruppe dabei, dass NotebookLM bislang den größten praktischen Nutzen verspricht.
Im nächsten Themenblock beschäftigen wir uns mit Projektmanagement. Wir definieren zunächst, was ein Projekt eigentlich ist, entwickeln anschließend eigene Projektideen und formulieren konkrete Ziele sowie Meilensteine. Die Ergebnisse werden gemeinsam auf dem Whiteboard festgehalten.
Nach einer verkürzten Kaffeepause – diesmal reicht es nur für einen schnellen Espresso aus dem Automaten – arbeiten wir erstmals mit Claude, dem Sprachmodell von Anthropic. Mithilfe eines Fotos unserer Whiteboard-Notizen und eines einfachen Prompts lassen wir eine Projektstruktur erstellen.
Erneut zeigt sich, wie unterschiedlich KI-Systeme arbeiten. Durch gezieltes Nachfragen und weitere Prompts verbessern wir die Ergebnisse schrittweise, bis sie tatsächlich nutzbar werden. Besonders beeindruckend sind die Übersetzungen in die verschiedenen Muttersprachen der Teilnehmenden.
Ob Dänisch, Deutsch, Französisch oder Griechisch – die Qualität ist durchweg hoch.
Am Nachmittag besuchen wir gemeinsam die Biblioteca delle Oblate, eine öffentliche Bibliothek in einem ehemaligen Kloster. Auf der Dachterrasse mit Blick auf den Dom reflektieren wir den bisherigen Kursverlauf. Die Rückmeldungen fallen einheitlich aus: Wir schätzen vor allem, dass wir nicht oberflächlich durch eine Vielzahl von Tools geführt werden, sondern ausreichend Zeit erhalten, einzelne Anwendungen intensiv zu testen und miteinander zu vergleichen.
Den restlichen Nachmittag geht es wieder bergauf zur Basilica di San Miniato al Monte. Besonders eindrucksvoll ist der alte Friedhof rund um die Kirche, der wie ein erwunschener Garten über der Stadt liegt.
Tag 4: KI im Arbeitsalltag
Am Donnerstag zeigt sich Florenz von einer ungewohnt norddeutschen Seite: Regen, Wind und deutlich kühlere Temperaturen bestimmen den Tag. Im Kursraum ist es dagegen angenehm warm und gemütlich.
Zum Einstieg analysieren wir verschiedene Bilder und diskutieren, ob sie echt oder KI-generiert sind. Dabei wird deutlich, wie schwierig diese Unterscheidung inzwischen geworden ist. Historische Beispiele zeigen zudem, dass Bildmanipulation keineswegs erst mit KI begonnen hat. Neu ist jedoch die Geschwindigkeit und Qualität, mit der heute täuschend echte Inhalte erzeugt werden können.
Der Schwerpunkt des Tages liegt auf dem praktischen Einsatz von KI. Als Reaktion auf unser Feedback erhalten wir Zeit, systematisch zu analysieren, welche wiederkehrenden Aufgaben wir automatisieren oder unterstützen könnten.
Mithilfe vorbereiteter Tabellen erfassen wir typische Tätigkeiten, priorisieren sie und überlegen, welche Werkzeuge sich dafür eignen. Die Ergebnisse sind vielfältig: automatische Erstellung von Protokollen, Umwandlung unstrukturierter Daten in Excel-Tabellen oder die bessere Organisation digitaler Ablagen mit Werkzeugen wie dem AI File Sorter von Microsoft.
Eine interessante Erkenntnis lautet, dass KI nicht nur Aufgaben erledigen kann, sondern auch bei der Auswahl geeigneter KI-Werkzeuge unterstützt. Viele Systeme helfen inzwischen bei der Verbesserung von Prompts oder schlagen passende Anwendungen für bestimmte Aufgaben vor.
Für die VHS erscheint mir insbesondere die Unterstützung bei Dokumentation,
Wissensmanagement und Dateiorganisation interessant.
Im weiteren Verlauf diskutieren wir kritische Fragen: Welche Risiken birgt KI? Welche
Auswirkungen könnte sie auf Arbeitsplätze haben? Welche ethischen Herausforderungen
entstehen durch ihre Nutzung? Die Diskussionen fallen differenziert aus und zeigen, dass
technologische Begeisterung allein nicht ausreicht.
Am Nachmittag besuche ich die Basilica Santo Spirito und später das wundervolle Giunti Odeon, ein historisches Theater und heute Kombination aus Drittem Ort, Buchhandlung und Kino, wo ich den Film „Hamnet“ im englischen Original sehe.
Tag 5: Chancen, Risiken und Verantwortung
Der letzte Kurstag beginnt erst am Nachmittag. Den Vormittag nutze ich für den krönenden
Abschluss meines Aufenthalts: der Besuch des Palazzo Medici Riccardi mit den wunderschönen Fresken in der (erstaunlich kleinen) Cappella dei Magi.
Zum Einstieg in den letzten Kurstag arbeiten wir mit dem Kartenspiel „Dixit“. Mithilfe der
fantasievollen Motive beschreiben wir, wie wir vor Kursbeginn über KI gedacht haben und wie wir die Technologie jetzt einschätzen. Viele berichten von einem Wandel: von Unsicherheit, Skepsis oder Überforderung hin zu größerem Verständnis und mehr Handlungssicherheit.
Im weiteren Verlauf diskutieren wir die Zukunft von Bildung und Schule. Einigkeit besteht darüber, dass Schulen auch in einer von KI geprägten Welt unverzichtbare Orte des sozialen Lernens bleiben werden.
Anschließend beschäftigen wir uns mit den ökologischen Auswirkungen von KI. Besonders der steigende Energiebedarf großer Rechenzentren wird thematisiert. Aus meiner Sicht sollte dabei noch stärker auf den Ressourcenverbrauch der Hardwareproduktion und die Folgen des Rohstoffabbaus eingegangen werden. Diese Aspekte sind vielen Nutzenden kaum bewusst.
Ein weiteres Diskussionsthema sind mögliche Zukunftsszenarien für KI. Die Bandbreite reicht von erheblichen gesellschaftlichen Risiken bis hin zu positiven Entwicklungen durch internationale Regulierung und verantwortungsvollen Einsatz. Unabhängig von den unterschiedlichen Einschätzungen wird deutlich, dass wir die großen Entwicklungen nur begrenzt beeinflussen können, wohl aber unser eigenes Verhalten.
Zum Abschluss formulieren wir persönliche Leitlinien für den Umgang mit KI. Dazu gehören Fragen wie: Kann ich eine Aufgabe selbst mit vertretbarem Aufwand erledigen? Ist der Einsatz von KI wirklich notwendig? Nutze ich das passende Werkzeug? Gehe ich verantwortungsvoll mit Ressourcen um?
Diese Diskussion gehört für mich zu den wertvollsten Bestandteilen des gesamten Kurses, weil sie die technische Perspektive um ethische und gesellschaftliche Aspekte ergänzt.
Nach der Zertifikatsvergabe nehme ich an einem italienischen Kochkurs teil, einer der angebotenen kulturellen Aktivitäten. Die anderen Kulturangebote – eine einverkostungstour oder ein Ausflug in die Region Cinque Terre – finden erst am Samstag statt. Gemeinsam mit Teilnehmenden anderer Erasmus+-Kurse stellen wir frische Pasta her und lernen die Grundlagen einer traditionellen Carbonara kennen. Der Kochabend bietet vor allem die Gelegenheit zum Austausch mit Menschen aus ganz Europa.
Fazit
Der Kurs hat meine Erwartungen übertroffen. Besonders wertvoll war nicht die Vorstellung
möglichst vieler Werkzeuge, sondern die Möglichkeit, ausgewählte Anwendungen intensiv
auszuprobieren, kritisch zu vergleichen und gemeinsam zu reflektieren.
Für meine Arbeit an der Volkshochschule nehme ich vor allem drei Dinge mit: ein besseres
Verständnis dafür, welche Aufgaben sich sinnvoll mit KI unterstützen lassen, konkrete Werkzeuge wie NotebookLM oder Claude, die ich weiter testen möchte, sowie die Erkenntnis, dass ein verantwortungsvoller Umgang mit KI ebenso wichtig ist wie die technische Beherrschung der Werkzeuge.
Ebenso wertvoll war der internationale Austausch. Trotz unterschiedlicher Bildungssysteme standen wir vor sehr ähnlichen Fragen: Welche Aufgaben lassen sich automatisieren? Wo bleiben menschliche Kompetenzen unverzichtbar? Und wie können wir KI so einsetzen, dass sie unsere Arbeit unterstützt, ohne neue Probleme zu schaffen?
Roberta hat den Kurs flexibel an unsere Bedürfnisse angepasst, Fragen aufgegriffen und Inhalte entsprechend weiterentwickelt. Für sie war es der erste Kurs dieser Art – dafür war das Konzept durchdacht und praxisnah.
Die wichtigste Erkenntnis dieser Woche lautet für mich: KI ist kein Ersatz für menschliches Denken, sondern ein Werkzeug. Der Nutzen entsteht nicht durch das Tool selbst, sondern durch die Menschen, die es kritisch, kompetent und verantwortungsvoll einsetzen.
(Bericht mit Unterstützung von KI erstellt)































































































